Eduardo Menoncello

Vamos encarar os fatos: quando você tem grandes barreiras de produtividade como procrastinação, distração e paralisia, atalhos no teclado e cartões de índices não irão salvar-lo apenas por ter um padrão de comportamento melhor.

Independente de que você esteja usando um Mac ou PC, Microsoft Outlook ou Gmail, um IPhone  ou BlackBerry, todas as modernidades, entretanto os mesmos problemas recorrentes de produtividade inerentes a ter acesso à internet e um zilhão de coisas á fazer. Enquanto existem milhares de atalhos, que pode acelerar o seu trabalho, o que fazer para que seu trabalho esteja realmente pronto requer um novo conjunto de padrões de pensamentos e comportamentos – as estratégias que são aplicadas não importando quais as ferramentas que você está utilizando. 

Vamos dar uma olhada em alguns problemas comuns que encaramos e algumas formas de lidar com elas.

Distração/Falta de Focus

Você sabe em que está supostamente tralhando, ainda que você esteja ainda verificando os resultados do seu time de coração, enviando uma mensagem para seu amigo do colégio no Orkut, copiando alguns CDs para seu iTunes, e escrevendo um email completamente desnecessário. Dúzias de coisas que estão atrapalhando sua atenção a qualquer hora, então você está incapaz de ter concentração, que é tão comum à quem tem problemas de visão ou alergias.

Quando você dispersa, o seu macaco salta de um galho para o outro, mas você realmente tem que fazer algo, volte, respire e mude para apenas uma  tarefa. Com apenas uma tarefa, você tem uma noção mais clara, protegendo sua atenção, arregace as mangas e vá. Em situação de código vermelho, juntar tudo o que você precisa para terminar sua tarefa, e se livrar das tentações que estão no seu ambiente de trabalho. (Por exemplo, pensar na conferência ou na cafeteria com seu notebook ou papel e caneta) 

Se a falta de foco é recorrente, um problema de todo dia, prepare a si mesmo as três “tarefas mais importantes” para completar por dia. No dia anterior antes de você sair do trabalho, escreva os três itens que você precisa finalizar no dia seguinte. Quando você chegar na sua mesa na manhã seguinte, antes de você abrir seu email, comece em um de suas três tarefas. Se três tarefas é muito, comece com uma e aumente com o tempo.

Sobrecarga de informação

Google Reader tem 1000+ itens novos para você, sua caixa de entrada do email está sobre-carregada, a luz da caixa de mensagem de voz do seu telefone novo está, e você tem 47 janelas abertas do seu navegador. Como você chegou até aqui? E o mais importante, como você sai disso?

Sobrecarga de informação é mais uma percepção que uma realidade: quanto mais itens novos invadem nossas portas, parece que estamos nos afogando. Uma das mais básicas técnicas para bater a sobrecarga é instalar melhores portas: aumente a força dos filtros, então menos coisas virão no seu caminho (como filtros de emails). Lance uma festa de cancelamento de assinaturas, tanto faz para revistas impressas, feeds RSS, ou lista de email. Aperte o botão “Marcar tudo como lido” mais comumente, e confie que as coisas importantes irão encontrar você. Faça um lugar para guardar tudo, que não seja sua caixa de entrada: Por exemplo, ponha email que você tem que fazer em algo como uma pasta de ACOMPANHAMENTO ou em uma lista de tarefa e páginas de internet que você quer ler (eventualmente mas não agora) em uma lista de LER ISTO DEPOIS.  Não se assuste com tudo que está vendo tudo à toda hora, o mundo não para de rodar se você perder um link, um post de um blog, ou, sim, até mesmo uma mensagem de email.

 Depois de você sair do buraco de sobrecarga, prepare um mecanismo para te deixar fora dela. Use priorização binária para que a informação que flui na sua vida, crie dois cestos, um das coisas que você precisa ver, e outro das que podem esperar. Aplique este padrão para qualquer fluxo de entrada, tanto de Twitters, assinaturas de RSS, email, ou correio de voz. Várias ferramentas estão disponíveis para isso e muito mais.

Tarefas Repetitivas/Tediosas

Quando você tem que escrever a mesma mensagem de email ou relatório semanal, rodar aquele mesmo trabalho de backup ou limpar a pasta, ou assinar o cheque para pagar a mesma conta, o trabalho realmente começa a ficar chato. Quando você começa a ter a sensação de déjà vu com as tarefas que tem à mão, é hora de dar um passo para trás, identificar o trabalho repetitivo, e iniciar a criar um modelo e automatização. Prepare macros, script de email, débito automático, ou tarefas automáticas (como backup) que tem que ser repetitivamente feito, com um mínimo de intervenção, então você pode colocar seu precioso cérebro para um melhor uso.

Do mesmo modo, assumir trabalho fora das tarefas tediosas com atalhos e macros, mesmo coisa pequena,  como corrigir sozinho toda vez que acidentalmente digitar “od”, ao invés de “do” quando pesquisa no Google.

Tarefas pendentes

Você se decidiu em ter uma caixa de entrada vazia, mas você está começando com 3000 mensagens e você não tem 17 horas livres para passar por isso a cada minuto. Se tratando de tarefas de leitura de email, correio de voz, correio tradicional, ou relatórios demorados aguardando dos últimos 7 meses, algumas estratégias podem ajudar. Primeiro, minimize o tempo gasto em tarefas pendentes, dê à você mesmo o tempo exato de uma hora por dia, todo dia, daqui em diante para tirar alguma delas, e contudo não completá-las, e escolher para o dia seguinte. A segunda estratégia, que funciona especialmente bem para pequenos itens de pequeno investimento de tempo, como a leitura de um email, é reduzir pela metade e repetir a estratégia, também conhecida como Caixa de Entrada 0,5. Nesta estratégia, no primeiro dia de luta com o atraso, suas tarefas pendentes serão reduzidas pela metade o total de itens abertos, isto é, 3000 mensagens se tornarão 15000. Então no próximo dia, metade de novo, 1500 se tornarão 750, e assim repetidamente, até que a pilha de pequenas coisas terminarão. Se você usa esta estratégia, inicie com as tarefas mais antigas, porque estas normalmente se atrasam com o tempo e ficam inúteis, então passe por elas mais rápido.

Interrupções

Os benefícios que a maioria dos empregados experimentam hoje é constante, mas espalha interrupções durante o dia de trabalho. Mensagens instantâneas, novos emails, enviados pelos chefes ou colegas de trabalho (“tem um minutinho?”), telefones tocando, alertas para reuniões. Você não tem chances de entrar no cobiçado “estado de fluxo” e terminar o que tem que ser feito se uma série de contratempos que se repetem a cada 20 minutos.

Para as interrupções que você pode controlar (notificações de email, mensagem instantânea, chamadas no telefone celular) há uma solução meio óbvia: desligue-os. Que é apenas um dos aspectos de se proteger das distrações no escritório. Para novos itens como correio de voz e email que tendem a chegar durante todo o dia de trabalho, é hora de iniciar uma tarefa em lote. Deixe essas mensagens repousarem em várias caixas de entrada, mas arranje um período específico do dia talvez às 10:00, 14:00 e 17:00, que você deve entrar e processar todos de uma vez, ao invés de responder a cada interrupção quando ela chega. Os emails de fim de semana e em horário noturno, pare de checar seus emails durante as horas de folga.

Procrastinação

Você vem adiando a terrível tarefa da semana que passou, e cada dia que passa você não conseguiu terminar, você se odeia mais que tudo. Embora muita gente tem escrito e estudado sobre procrastinação, há ainda nenhuma maneira a prova de falhas para apertar o botão mental e simplesmente iniciar, mas algumas abordagens podem ajudar. Primeiro e mais importante, quando você se vê travado em paralisia da procrastinação, pergunte a si mesmo: O que está me bloqueando de fazer isso?. Há algo sobre a tarefa que está fazendo meu cérebro parar, e normalmente tem algum tipo de medo de falhar, entenda, de mudança, de compromisso. Contudo ele está, abaixo do estado congelado de sua mente, pegue e abra o motivo real do problema, ao invés de sentar e se odiar por se odiar por ser improdutivo.

Algumas vezes poderá ser simplesmente como não saber por onde começar. Quando surgir uma tarefa que parece tão grande e disforme que você não sabe por onde começar, você tem que gastar algum tempo pensando através e como quebrá-la. O autor SARK chama estes pequenos passos na sua grande jornada como “micro movimentos”. Seja implacável e quebre as coisas em pequeníssimas peças, então alinhe-as uma por uma e inicie pela primeira.

Outra razão comum para procrastinação é o oposto: Não saber quando irá terminar. Se a tarefa ou o projeto não tem nenhuma forma de mensurar o término, objetivo, ou linha do tempo, pode ser aterrorizante iniciar sem conhecimento de que acontece. Reforçando constrangimentos quando não há nenhuma forma de escalar e fazer mais gerenciável. Por exemplo, use o temporizador da cozinha, marque exatamente 60 minutos de trabalho para o determinado projeto, ou liste um membro da família para reforçar a motivação do prazo (isto é, sem televisão até seus impostos ficarem prontos). Ou faça seu próprio prazo (e use a lei de parkinson em sua vantagem): decida que irá fazer o Grande Projeto XYZ em apenas duas semanas, e então, de-se permissão para avaliar o que você quer para ir até este ponto. Crie passos alcançáveis e primeiro, sem comprometer no início. A chave é refazer o que parece ingerenciável, tarefas sem-fim para alguma coisa menor e facilmente resolvida.

Entupido e/ou paralisado

Se seu estado normal de mente é freneticamente sobrecarregado, nós temos que chamar a artilharia. É meio triste, mas em uma cultura de “Você pode ter tudo e você tem tudo!”, alguns precisam dizer: FAÇA MENOS. A melhor coisa a que você pode fazer com um item de sua lista, não checa-lo como finalizado, é exclui-lo inteiramente. Se você está procrastinando, se sentindo entalado ou se sentindo submerso constantemente, é hora de reavaliar como você está gastando seu tempo, o que você quer fazer com sua vida, que impiedosamente pune as coisas desnecessárias. Então nós ficamos empenhados com tarefas que à longo prazo, e realmente não importa quanto, não gaste seu tempo e energia com algo que não é importante.